VLOOKUP | 4 проблема и 4 решения

Автор : Събина Василева

Вероятно много от вас използват в ежедневната си работа функцията VLOOKUP и смятат, че я познават добре.

Възможно е обаче, тази популярна функция да ви създаде някои проблеми, които да разклатят увереността ви в правилната ѝ употреба или да забавят изпълнението на рутинни задачи.

В тази статия, съпроводена с видео, ще представя 4 често срещани проблема при работа с функцията VLOOKUP и възможности за тяхното решаване.

1 / Table array. Управление на източника на данни чрез именована област

Една от задължителните стъпки при попълване на функцията VLOOKUP е посочването на таблицата с данни, от която ще се извлича информация. Добра практика е посочената област от клетки да се заключва или казано по друг начин, адресите на клетките да се преобразуват в абсолютни.

В случай че това условие не се изпълни, при копиране на функцията в следващите редове, има сериозен риск, таблицата- източник на данни да се измести и част от данните в нея да бъдат изключени.

За да избегнем подобни грешки, добър подход е таблицата с данни да се преобразува в именована област (Name Range). В Excel това е възможност да се обърнем към група от клетки с походящо име, вместо да ги селектираме всеки път при попълване на функция.

Вижте как:

2 / Space. Наличие на интервали в данните

Малкото камъче в обувката, може да създава сериозни проблеми при ходене, докато не бъде отстранено.

Подобно “камъче в обувката” при работа с функцията VLOOKUP е наличието на интервали в клетките, съдържащи критерия за извличане или сравняване на данни, или дори в самата база с данни.

Интервалът може да е въведен случайно, в следствие на операторска грешка. Интервали в данните могат да се появят и при импортиране на файлове в Excel от txt или csv формат.

Как с помощта на функциите LEN() и TRIM() откриваме и премахваме излишните интервали в данните можете да проследите в следващия пример:

Видео: Space. Наличие на интервали в данните

3 / Text VS Numbers.
Числа, форматирани като текст

Често “невидим” с просто око, това е проблем, който може да отнеме часове на тестване, проверки и колебания в убеждението ви, че сте написали правилно функцията VLOOKUP.

Клетки, в които числа са предхождани от апостроф или числово съдържание е форматирано като текст, са сериозен проблем при работа с функцията VLOOKUP..

На пръв поглед всичко е идеално, номерата или числата си съответстват, но при опит да бъдат извлечени данни, критериите сякаш са невалидни. Защо?

При работа с функцията VLOOKUP има още една “дребна” подробност. Освен съдържанието и типът на данните трябва да е еднакъв.

Aко клетката с критерий за извличане, посочена като lookup_value съдържа число, то и в базата с данни функцията търси число. Ако критерият е текст, то и в таблицата източник на данни форматът на съответстващата клетка трябва да е текст.

С помощта на функцията VALUE() можем да преобразуваме числово съдържание, което е форматирано като текст в число.

Освен това, в следващото видео ще видите и една малка хитринка при въвеждане на критерия , с мощта на която поставеният проблем намира брилянтно решение. Вижте сами:

Видео: Text vs Numbers. Числа форматирани като текст.

4 / VLOOKUP and MATCH. Неочаквано добра комбинация

Тандемът от функции решава един сериозен недостатък на VLOOKUP, а именно преброяването и ръчното изписване на номера на колоната, от която ще извличате данни от базата с данни. Припомням синтаксиса на функцията:

VLOOKUP (lookup_value; table_array; col_index_num; [match_type])

Какви са неудобствата:

  • При всяко въвеждане на функцията броим новият номер на колоната от таблицата с данни. При по-големи обеми на данните, това може да доведе до грешка или сериозно забавяне.
  • При копиране на функцията в други колони се налага ръчно редактиране на този индекс , за да пренасочим към новото място за извличане.
  • При вмъкване на нови данни в базата с данни, се променят и позициите на колоните, и нашата функция може да се окаже невалидна или да извлича ненужни данни.

Ключовият елемент в тази ситуация се оказва функцията MATCH().

В нейно лице ще открием така нужния брояч на колонните индекси и ще добавим изключителна гъвкавост и мощ на VLOOKUP. Уверете се сами:

Видео: VLOOKUP & MATCH. Неочаквано добра комбинация

В заключение:

Надявам се предложените проблемни ситуации при работа с фунцкията VLOOKUP и техните решения да бъдат полезни за вас, да внесат яснота и лекота при извличане или сравняване на данни.

Искате да обогатите вашия арсенал от функции в Excel и възможностите си за работа с програмата?

Включете в предстоящото обучение MS Excel за напреднали.

© Copyright 2019 DeviseExpert Всички права запазени
envelopephone-handsetmap-marker linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram