Функцията IF в МS Excel

В тази статия представяме  една полезна и често използвана функция в MS EXCEL – функцията IF.

В какви ситуации се използва и колко полезна може да бъде предстои да изясним в следващите редове.

IF() е от категорията Логически функции.

С нейна помощ можем да извършваме проверка дали едно условие  е вярно или невярно.

Функциите в Excel имат строго регламентиран  синтаксис или структура.

При изписване на дадена фунция е важно да се следва коректно подредбата и попълването на нейните аргументи (елементи) .

При грешка в изписването или размяна в последователността на елементите , функцията няма да работи правилно и вероятно ще връща грешка.

Нека разгледаме структурата на функцията IF и нейните параметри :

 

Синтаксис функцията if
Логически тест функцията if
Синтаксис  функцията if true
Синтаксис if false

Обърнете внимание на символите, които разделят отделните аргументи на функцията.

Често това е знакът „точка и запетая( ; ). Не е изключена въможността, символът да бъде запетая. Това е въпрос, свързан с настройка на операционната система или в частност на самия MS Excel и е нужно да бъде взет под внимание, когато се попълва функцията.

Ето и пример за употребата на функцията в една много лесна за разбиране задача.

Пример 01

В таблицата са посочени резултатите от тест на група ученици. В тази ситуация функцията трябва да проверява дали получените точки от теста са по-малко от 60. Ако това е вярно, трябва да се изведе фразата слаб резултат, а ако това не е вярно, клетката ще остане празна.


Анализ:

Логическото условие (logical test) е представено с израза B2 < 60

Стойността при истина (value_if_true) ще извежда фразата „слаб резултат“. Тъй като това е текст, е необходимо да бъде ограден от двойни кавички.

Стойност при лъжа (value_if_false) ще извежда празна клетка.
*Празната клетка се отбелязва с две плътно долепени двойни кавички

Файл с представените примери можете да изтеглите от следващия линк: ИЗТЕГЛИ


Пример 02

В тази ситуация функцията проверява , дали резултатът на дадения ученик e по-голям или равен на числото 85. Ако това условие е вярно,  функцията ще изведе текста „отлични резултати„, в противен случай, в клетката ще се изведе тире.


Анализ:

Логическото условие (logical test) е представено с израза B2 >= 85.

Стойността при истина (value_if_true) ще извежда фразата отлични резултати.
Тъй като това е текст, е необходимо да бъде ограден отново от двойни кавички.

Стойност при лъжа (value_if_false) ще извежда тире .
*Тирето, като текстов символ, също трябва да се огради с двойни кавички.

Файл с представените примери можете да изтеглите от следния линк: ИЗТЕГЛИ


Пример 03

В третия пример се проверява, дали резултатът на Ани, в клетка B2 e по-малък от числото 70. Ако това условие е вярно, то функцията ще изведе фразата „средни резултати“. Ако условието не е вярно, в клетката ще се изведе текст „отлични резултати“.

Файл с представените примери можете да изтеглите от следния линк: ИЗТЕГЛИ

Пример 04

В следващия пример трябва да се направи проверка на седмичните продажби, реализирани от няколко търговски представителя. За да стимулира активността на служителите си, мениджърът на екипа е подготвил бонуси.

Бонус ще получат само онези служители, които са реализирали продажби над 1000 лв.

Ето как изглежда функцията:

=IF ( C2<=1000 ; 0 ; 200 )


Анализ:

В клетка С2 съдържа стойност на постигнатите продажби от първия търговския представител в списъка.
Първият аргумент на функцията (logical_test) проверява, дали посочената в клетка С2 стойност е по-малка или равна на 1000.
Ако това е вярно (value_if_true) , то служителят няма да получи бонус, а резултатът който ще бъде изведен е 0.
Ако условието не е вярно (value_if_false) и проверяваната стойност е по-висока от 1000, тогава служителят ще бъде поощрен с бонус от 200 лв.

Файл с представените примери можете да изтеглите от следния линк : ИЗТЕГЛИ


Пример 05

Освен текстов отговор при проверка на условие, полезен похват е използването на формула или функция, които да изведат резултат от изчисление, ако условието е вярно или невярно.

В предложения пример проверяваме каква е стойността на покупката на даден клиент.

Ако направената покупка е по-малка от 15,00 лв, клиентът не получава отстъпка.

В случай, че стойността на продажбата е по-голяма от 15,00лв, то клиентът ще ползва 10% търговска отстъпка.

функцията if пример

 


Анализ:

Логическото условие (logical test) е представено с израза B2 < 15 , чрез който проверяваме стойността на покупката

Стойността при истина (value_if_true) ще извежда фразата няма отстъпка, защото за покупка по-малка от посочените 15,00 лева, не е предвидена такава.

Стойност при лъжа (value_if_false) ще изведе резултат от изчислението B2 * (1-$E$2)

Въведената формула умножава стойността на покупката (B2) по разликата между 100% , представена като 1 и посочената в клетката Е2 стойност на отстъпката. Така формулата ще изведе стойността на покупката с включена отстъпка.

Файл с представените примери можете да изтеглите от следния линк: ИЗТЕГЛИ


Пример 06

В предложения пример ще разгледаме възможност да се проверяват няколко условия с функцията IF.

Казусът е следният:

В клетка С2 е създаден падащ списък, от който може да се избира името на град в България. При избор на даден град, функцията трябва да изведе в кой район на България се намира той.

Например : Бургас – Източен, София – Западен и т.н.

Похватът, който се прилага е употребата на вложен IF , Nested IF , т.е. вграждане на функция като елемент на друга функция.

Схемата е много интересна:

функцията if схема

Ето и комбинацията в един запис:

Как работи тази схема?

Функцията проверява първото условие.
Ако то е вярно, извежда отговора, посочен като value_if_true 1 , но ако не е вярно, функцията трябва да провери следващото условие, указано от втората вградена функция IF.

Тя на свой ред проверява второто условие и ако е вярно, извежда отговора посочен като value_if_true 2, a ако не е, продължава проверките със следващата трета вградена функция IF.

В случай че нито едно от посочените условия не са верни, функцията извежда последната предоставена възможност, value_if_false.

В таблицата отдолу, можете да проследите пълния запис на вграденята функция IF, при проверка на няколко условия.

функцията if пример

Файл с представените примери можете да изтеглите от следния линк : ИЗТЕГЛИ


Ако сте стигнали до тук и искате да проследите функцията IF в действие, можете да прегледате следващото видео с демонстрация на описаните в статията принципи и подходи. 

Автор: Събина Василева