Ежедневно се налага да извършваме изчисления, независимо от сферата на дейност в която работим. Счетоводство, бизнес анализ, банково дело, маркетинг, застраховане, планиране, статистически анализ и т.н.
Голяма част от институции и фирми използват възможностите и инструментариума на МS Excel. Една от силните страни на програмата са вградените функции, които позволяват редица сложни задачи да се решат по лесен и елегантен начин. Функциите са разделени на категории, според типа задачи или действия , които могат да изпълнят.
Кои са основните категории функции и каква е тяхната употреба, четете по-надолу.
Основни категории функции
- Логически функции (Logical Functions)
- Статистически функции (Statistical Functions)
- Функции за търсене и извличане на данни (Lookup & Reference Functions)
- Функции за бази данни (Database Functions)
- Финансови функции (Financial Functions)
- Функции за дата и време (Date & Time Functions)
- Текстови функции (Text Functions)
- Математически и тригонометрични (Math &Trig)
Приложение на отделните групи функции
Логически функции
Фунциите от тази група се използват за проверка на едно или множество условия. От това дали условието е вярно или не , следват различни възможности и посоки за решение на дадена задача.
Важни в тази група са функциите IF, AND, OR, IFERROR . Можем да ги използваме както самостоятелно, така и в комбинация . Комбинирането им позволява задаване на комплекс от условия, които да се проверяват едновременно и ги превръща в мощен инструмент при изпълнението на сложни задачи.
Статистически функции
Лесни за употреба и безценни в много ситуации статистическите функции се използват при преброяване на определени типове данни – числа, текст, празни клетки, намиране на средни показатели, преброяване по определен критерий, извеждане на най-високи или най-ниски стойности. Популярни и често използвани са функциите COUNT, COUNTA, COUNTBLANK, COUNTIF, AVERAGE, AVERAGEIF, AVERAGEIFS, MAX, MIN и др.
Функции за търсене и извличане на данни.
Това е специална категория функции. Функции , които си струва да знаете. Не само защото са ценни и спестяват много усилия. Те дават възможност да предложите гъвкави решения при работа с огромна база данни, да намерите и извлечете информация по посочен критерий, да сравнявате хиляди редове от една таблица с друга и да откривате еднаквости, разлики или липса на данни.
Функции, заради които ще си спечелите уважението на колегите са: VLOOKUP, HLOOKUP, LOOKUP, INDEX, MATCH, OFFSET, TRANSPOSE
Математически и тригонометрични
Действия, като събиранe, умножение, закръгляне на числа, намиране на квадратен корен, извеждане на абсолютна стойност, са широко популярни не само в училищните задачи, но и в ежедневната ни работа.
Безспорно е , че най- популярната и използвана функция в МS Excel е математическата функция SUM, с която можем да сумираме голям брой числови данни. Близки по функционалност са сродните на SUM, SUMIF и SUMIFS, които разширяват възможността за сумиране, като позволяват то да се извърши по един или няколко критерия.
Популярни функции от тази група са PRODUCT (умножение) , ROUND ( закръгляне на стойност), ABS ( абсолютна стойност)
Текстови функции
Много удобни и лесни , текстовите функции ще ви помогнат в ситуации, при които трябва да бъдат извлечени определен брой символи (текст, числа, специални знаци) от началото, средата или края на дума, числови стойности, комбинирани записи от текст и числа.
Красотата на текстовите функции обаче не е в тяхната самостоятелна употреба , а в способността ни да ги комбинираме по адекватен и полезен начин, за да извлечем нужната част от съдържанието на запис.
Често използвани са функциите LEFT, RIGHT, MID, FIND, TRIM, LEN, SUBSTITUTE, REPLACE, CONCATENATE др.
Функции за дата и време
Да се планира във времето, да се изчисляват работните дни между две дати, да се преброят годините, месеците и дните между два периода е възможно и лесно постижимо с вградените функции за дата и време. Функции като TODAY, WORKDAY, NETWORKDAYS, DATEDIF, EOMONTH, EDATE, ще ви улеснят при изчисления свързани с времеви периоди , както в бъдещето, така и назад във времето. Ако не знаете коя е днешната дата, изберете клавишната комбинация CTRL + ; или въведете в празна клетка следния запис =TODAY()