Функцията IF в МS Excel | Център за професионално обучение - Devise Expert

Функцията IF в МS Excel

Автор: Събина Василева

В тази статия ще ви представя една полезна и често използвана  функция в MS EXCEL – функцията IF.

IF е от категорията Логически функции. Нейното предназначение е да извършва проверка на дадено условие и да установи дали то е вярно или невярно.

Функциите имат определен синтаксис или структура. При изписване на дадена фунция е важно да се следва строго  подредбата и попълването  на нейните  аргументи (елементи) . При грешка в изписването или размяна  в последователността на елементите , функцията няма да работи.

syntax

syntax01

syntax02

syntax03

Моля да обърнете внимание на символите, които разделят отделните аргументи на функцията. Често това е знакът ; (точка и запетая). Не е изключена въможността,  символът да бъде запетая. Това е въпрос, свързан с  настройка на операционната система или в частност на самия MS Excel и  е нужно да бъде взет под внимание, когато се попълва функцията.

Ето и пример за употребата на функцията в една много лесна за разбиране задача.

Пример 01

example01

В таблицата са посочени резултатите от тест на група ученици. В тази ситуация функцията трябва да  проверява дали получените точки от теста са по-малко от 60. Ако това е вярно, трябва да се изведе фразата „слаб резултат„, а ако това не е вярно,  клетката ще остане празна. 

Кратък анализ:

=IF (B2<60 ; „слаб резултат“ ; “ „)

Логическото условие (logical test) е представено с израза  B2 < 60

Стойността при истина (value_if_true) ще извежда фразата слаб резултат„. Тъй като това е текст, е необходимо да бъде ограден от двойни кавички.

Стойност при лъжа (value_if_false) ще извежда празна клетка .  Празната клетка се отбелязва с две двойни кавички „“ или с интервал, ограден  от двойни кавички “ „

Файл с представените примери можете да изтеглите  от следния линк : ИЗТЕГЛИ

 

Пример 02

example02

В тази ситуация  функцията проверява , дали резултатът на дадения ученик   e по-голям или равен на числото 85.  Ако това условие е вярно, то функцията ще изведе текста  „отлични резултати“, в противен случай, в клетката ще се изведе тире.

Анализ:

=IF (B2 >= 85 ; „отлични резултати“ ; “ – „)

Логическото условие (logical test) е представено с израза  B2 >= 85

Стойността при истина (value_if_true) ще извежда фразата отлични резултати„. Тъй като това е текст, е необходимо да бъде ограден отново от двойни кавички.

Стойност при лъжа (value_if_false) ще извежда тире .  Тирето като символ също трябва да се огради с двойни кавички.

Файл с представените примери можете да изтеглите  от следния линк : ИЗТЕГЛИ

 

Пример 03

В третия пример се проверява, дали резултатът на Ани,  в клетка B2  e по-малък от числото 70.  Ако това условие е вярно, то функцията ще изведе текста „средни резултати“. Ако условието не е вярно, в клетката ще се изведе текст „отлични резултати“.

Файл с представените примери можете да изтеглите  от следния линк : ИЗТЕГЛИ

 

Пример 04

В следващия пример трябва да се направи проверка на седмичните продажби, реализирани от няколко търговски представителя.  За да стимулира активността на служителите си, мениджърът на екипа е подготвил бонуси. Бонус ще получат само онези служители, които са реализирали продажби над 1000 лв.

Ето как изглежда  функцията:

=IF ( C2<=1000 ; 0 ; 200 )

Анализ:

В клетка С2 съдържа стойност на постигнатите продажби от първия търговския представител в списъка.

Първият аргумент  на функцията  (logical_test)  проверява, дали посочената в клетка  С2 стойност е по-малка или равна на 1000.
Ако това е вярно (value_if_true) , то служителят няма да получи бонус, а резултатът който ще бъде изведен е 0.
Ако условието не е вярно (value_if_false)  и  проверяваната стойност е по-висока от 1000, тогава служителят ще бъде поощрен с бонус от 200 лв.

Файл с представените примери можете да изтеглите  от следния линк : ИЗТЕГЛИ

 

Пример 05

Освен текстов отговор при проверка на условие, полезен похват е използването на формула или функция, които да изведат резултат от изчисление, ако условието е вярно или невярно.

В предложения пример проверяваме каква е стойността на покупката на даден клиент. Ако направената покупка е по-малка от 15,00 лв, клиентът не получава отстъпка. В случай че стойността на продажбата е по-голяма от 15,00лв, то клиентът ще ползва 10% търговска отстъпка .

Анализ:

=IF (B2 < 15 ; „няма отстъпка“ ; B2 * (1-$E$2))

Логическото условие (logical test) е представено с израза  B2 < 15 , чрез който проверяваме стойността на покупката

Стойността при истина (value_if_true) ще извежда фразата няма отстъпка„, защото за покупка по-малка от посочените 15,00 лева,  не е предвидена такава.

Стойност при лъжа (value_if_false) ще изведе резултат от изчисление B2 * (1-$E$2)

Въведената формула умножава стойността на покупката (B2) по разликата между 100% стойност , представена като 1 и посочената в клетката Е2  стойност на отстъпката. Така формулата ще изведе стойността на покупката с включена отстъпка.

Файл с представените примери можете да изтеглите  от следния линк : ИЗТЕГЛИ

 

Пример 06

В предложения пример ще разгледаме възможност да се проверяват няколко условия с функцията IF.

Казусът е следния:

В клетка С2 е създаден падащ списък, от който може да се избира името на град в България. При избор на даден град, функцията трябва да изведе в кой район на България се намира той.

Например : Бургас – Източен, София – Западен и т.н.

Похватът, който се прилага е употребата на вложен IF , Nested IF , т.е. вграждане на функция като елемент  на друга функция.

Схемата е много интересна:

 

 

Ето и комбинацията в един запис:

 

 

Как работи тази схема?

Функцията проверява първото условие. Ако то е вярно, извежда отговора, посочен като value_if_true 1 , но ако не е вярно, функцията трябва да провери следващото условие, указано от втората вградена функция IF.

Тя на свой ред проверява второто условие  и ако е вярно, извежда отговора посочен като value_if_true 2, a ако не е,  продължава проверките със следващата трета вградена функция IF.

В случай че нито едно от посочените условия не са  верни, функцията извежда последната предоставена възможност,  value_if_false.

В таблицата  отдолу, можете да проследите пълния запис на вграденята функция IF, при проверка на няколко условия.

Файл с представените примери можете да изтеглите  от следния линк : ИЗТЕГЛИ

Вижте фунцкията в действие в това видео!

 

Харесва ви стилът на тази статия? Научете много повече за Excel от Събина Василева.

Представените похвати , подкрепени с много практически примери, ситуации и задачи са част от курса :

 MS Excel за напреднали.

Вижте повече