Силата на функциите в MS Excel

Автор : Събина Василева

Ежедневно се налага да извършваме изчисления, независимо от сферата  на дейност в която работим. Счетоводство, бизнес анализ, банково дело, маркетинг, застраховане, планиране, статистически анализ  и т.н.

Голяма  част от институции и фирми използват възможностите и инструментариума на МS Excel. Една от силните страни на програмата са вградените функции, които позволяват редица сложни задачи да се решат по лесен и елегантен начин.Функциите са разделени на категории, според  типа задачи или действия , които могат да изпълнят.

Основни категории функции

• Логически функции (Logical Functions)
• Статистически функции (Statistical Functions)
• Функции за търсене и извличане на данни (Lookup & Reference Functions)
• Функции за бази данни (Database Functions)
• Финансови функции (Financial Functions)
• Функции за дата и време (Date & Time Functions)
• Текстови функции (Text Functions)
• Математически и тригонометрични (Math &Trig)

Приложение на отделните групи функции

Логически функции

Фунциите от тази група се използват за  проверка на едно или множество условия. От това  дали условието  е вярно или не , следват  различни възможности и посоки за решение на дадена задача.
Важни в тази група са функциите  IF, AND, OR, IFERROR . Можем да ги използваме както  самостоятелно , така и в комбинация . Комбинирането им позволява задаване  на комплекс  от условия, които да се проверяват едновременно и  ги превръща в мощен инструмент при изпълнението на сложни задачи.

Статистически функции

Лесни за употреба и безценни в много ситуации статистическите функции се използват при преброяване на определени типове данни – числа, текст, празни клетки,  намиране на средни показатели, преброяване по определен критерий, извеждане на най-високи или най-ниски стойности. Популярни и често използвани са функциите COUNT, COUNTA, COUNTBLANK, COUNTIF, AVERAGE, AVERAGEIF, AVERAGEIFS, MAX, MIN и др.

Функции за търсене и извличане на данни.

Това е специална категория функции. Функции , които си струва да знаете. Не само защото са ценни и спестяват много усилия. Те дават възможност да предложите  гъвкави решения при работа с огромна база данни, да намерите и извлечете информация по посочен критерий, да сравнявате  хиляди редове от една таблица с друга и да откривате еднаквости, разлики или липса на данни.
Функции, заради  които ще си спечелите уважението на колегите са:
VLOOKUP, HLOOKUP, LOOKUP, INDEX, MATCH, OFFSET, TRANSPOSE

Математически и тригонометрични

Действия, като събиранe,  умножение,  закръгляне на числа, намиране на квадратен корен,  извеждане на абсолютна стойност, са широко популярни не само в училищните задачи, но и в ежедневната ни работа.
Безспорно е , че най- популярната и използвана функция в МS Excel е математическата функция SUM, с която можем да сумираме  голям брой числови данни. Близки по функционалност са сродните  на SUM, SUMIF  и  SUMIFS,  които разширяват възможността за сумиране,  като позволяват то да се извърши  по един  или няколко критерия.
Популярни функции от тази група са PRODUCT (умножение) , ROUND ( закръгляне на стойност), ABS ( абсолютна стойност)

Текстови  функции

Много удобни  и лесни , текстовите функции ще ви помогнат в ситуации, при които трябва да бъдат извлечени определен  брой символи (текст, числа, специални знаци) от началото, средата или края на дума, числови стойности, комбинирани записи от текст и числа.
Красотата на текстовите функции обаче не е в тяхната самостоятелна употреба , а в способността ни да ги комбинираме по адекватен и полезен начин, за да извлечем нужната част от съдържанието на запис.
Често използвани са фуннкциите  LEFT, RIGHT, MID, FIND, TRIM, LEN, SUBSTITUTE, REPLACE, CONCATENATE  др.

Функции за дата и време

Да се планира във времето, да се изчисляват работните дни между две дати,  да се преброят годините, месеците и дните между два периода е възможно и лесно постижимо с вградените функции за дата и време. Функции като TODAY, WORKDAY, NETWORKDAYS, DATEDIF, EOMONTH, EDATE, ще ви улеснят при изчисления свързани с времеви периоди , както  в бъдещето, така и назад във времето. Ако не знаете коя е днешната дата, изберете клавишната комбинация CTRL + ;    или въведете в празна клетка следния запис    =TODAY()16

Харесва ви стилът на тази статия? Научете много повече за Excel от Събина Василева.

Представените похвати , подкрепени с много практически примери, ситуации и задачи са част от курса :

 MS Excel за напреднали.