9 бързи похвата при форматиране на текст в MS Word

Автор: Събина Василева

Ежедневно работим с текст. Създаваме различни видове документи, като оферти, молби, заповеди, договори, служебни  бележки и др.
Доброто форматиране на тези документи е от значение. То е признак за професионално владеене на фунциите и възможностите на текстовия редактор.
Една от най-използваните програми за обработка на текст е  MS WORD.
Ето някои практики с програмата, които ще ви улеснят в ежедневната работа.

•    Бързи клавиши за придвижване и маркиране. Скорост на МAX.
•    Избор на шрифт. Кой и защо?
•    Указване на размер. Каква е мерната единица. Какъв е стандартът?
•    Стил на шрифта . Що е то? Случаи в които го използваме.
•    Разстояние между буквите. Правилното прилагане и контрол.
•    Задаване на регистър на буквите. Корекция на главни или малки букви в движение.
•    Някои ефекти. Горен и долен индекс- нашите безценни помощници.

Бързи клавиши за придвижване в документ

Бързи клавиши за придвижване в Word

Клавишни комбинации за качествено маркиране (селектиране)

Бързи клавиши за маркиране в Word

Шрифт

Работейки със текст, ние сме поставени пред въпроса, какъв шрифт да зададем на съобщението, информацията , документа, който подготвяме.
Съществуват няколко категории шрифтове, често наричани генерични фамилии, които се характеризират със специфични особености.
Ще разгледаме две от тези шрифтови фамилии - Serif  и Sans-serif.

Серифни шрифтове. (Serif Fonts)

Серифен шрифт

Това са онези шрифтове, които имат своебразна извивка, кукичка, ченгелче, декорация , в края на някои букви . Според терминологичния речник с полиграфски термини ( http://printguide.info/dictionary/Сериф,748.html),  Serif малък щрих в края на основна греда на буква.

Най-популярни и често използвани серифни шрифтове са:  Garamond, Times New Roman, Georgia,    Palatino Linotype, Book Antiqua.

Този тип шритове са подходящи при по-дълги , описателни текстове. Смята се , че серифът подпомага по-лесното  разпознаване и съотвено по-бързото четене при големи обеми от текст.

Несерифни шрифтове (Sans- serif Fonts)

Несерифен шрифт

Без серифи или несерифни са онези шрифтове, при които липсва сериф или щрих, в края на буквите. По-лаконични, делови, изключително четливи, тези шрифтове могат да се използват успешно както за заглавия, така и за описателен текст.
Популярни са: Calibri, Arial, Tahoma, Verdana, Helvetica, Century Gothic  и др.

Шрифтовете въздействат на подсъзнателно ниво, затова  е важно да ги подбираме, според съдържанието, което представят.
Неразумно е да използваме шрифт, като Comic Sans MS   при изготвяне на договор, оферта или биография. С нестройните си букви, напомнящи детски почерк, този набор от символи внушава  и несеризно отношение към съдържанието.

Практически прийом за бързо задаване на шрифт

Последователното избиране на клавишите ALT , H, FF дава възможност да посочите името на желания шрифт.
АLT  - активира клавиши за управление на страниците(табовете) в Word
H      -  зарежда страница HOME ()
FF    -  активира поле за избор на шрифт, в което можете да въведете името на шрифта

Размер на буквите или кегел на шрифта.

Прието е основната мерна единица за шрифт да бъде пункт (point) точка. На какво се равнява един пункт ? Един  пункт e равен на 1/72 от инча. Преобразувано в милиметри,  1 пункт (1 pt) е равен на 0.3527 мм.
Разбира се тези съотношения и стойности  не е нужно да се помнят. Представям ги, за да се придобие представа за размерите  на буквите в познатата ни метрична система.  Стандарт за височина на буквите е  12  pt. (4.233мм).

Практически прийом за контрол на размера

НАМАЛЯВАНЕ НА РАЗМЕРА НА БУКВИТЕ
CTRL+SHIFT+ <         или      CTRL+[

УВЕЛИЧАВАНЕ НА РАЗМЕРА НА БУКВИТЕ
CTRL+ SHIFT + >     или         CTRL + ]

Стил на шрифта (Font Style) – начертание на шрифта

Стандартният стил  на шрифта е Regular ( обикновен).
За да привлечем вниманието на читателя, обикновено използваме удебеляване на важните понятия, фрази  или заглавия в текста. Стил на шрифта, с който постигаме този ефект е BOLD  (удебелен).
Друг подход при форматиране на текст е употребата  стил Italic,  който е едновременно наклонен и ръкописен .

Бърз  похват за прилагане на Bold и Italic
CTRL + B  = Bold
CTRL + I   = Italic

Разстояние между буквите

Много потребители използват интервал или шпация за промяна на междубуквеното пространство.  Този метод не е особено коректен и  на него не се гледа с добро око. Професионално е да използваме създадените опции  в програмата MS Word, за контрол на междубуквените разстояния.

Бърз метод за прилагане на разстояние между буквите :
CTRL + D ( отваря  диалоговия прозорец Font)
ALT + R   или клик върху  етикета на страницата Character Spacing
ALT+  S или клик върху падащия списък на секция Spacing

Expanded    - разширява (увеличава) разстоянието между буквите.   В полето  By – въвеждаме броя пунктове.
Condensed  - намалява разстоянието между буквите.
Normal        - възстановява стандартното междубуквено пространство

Промяна на регистъра на буквите

Случвало ли ви се е да напишете заглавие или фраза с малки букви и след това да изтриете написаното и да го въведете отново, но с главни букви? За да не се налага подобно разточителство на време и усилия, изключително удобен похват е промяната на регистъра на буквите със бутон ChangeCase (Home / Font / Change Case)  или още по-бързия и ефективен метод , с клавишна комбинация.

Бърз подход

SHIFT + F3
Еднократното натискане на комбинацията променя регистъра на UPPERCASE (главни букви), а многократното прилагане на комбинацията редува промяната с lowercase (малки букви ) и Sentence Case (Първата буква в изречението да е главна)

Текстови ефекти

Да пишете число на степен или химическа формула със сигурност не е от ежедневните задачи на голяма част от потребителите на MS Word,  но вероятно е имало случаи , когато е трябвало да напишете 24-ти  Май или 36 градуса , или H2O  и не сте знаели как.
Това са ефекти, които можем да прилагаме върху определени символи и се наричат SUPERSCRIPT (горен индекс)  и SUBSCRIPT (долен индекс).Прилагането им въру определен символ  става бързо чрез следните клавишни комбинации:

Бърз подход

SHIFT + CTRL и +          Superscript
CTRL +  =                         Subscript

Накрая, за финал,  последни полезни комбинации.

КОПИРАНЕ НА  ФОРМАТИРАНЕТО
SHIFT + CTRL +  C

ПОСТАВЯНЕ НА  КОПИРАНИЯ ФОРМАТ
SHIFT  +  CTRL +  V

ПРЕМАХВАНЕ НА ФОРМАТИРАНЕТО
CTRL+SPACEBAR

Надявам се статията да е била полезна за вас и да сте открили практически прийоми, които ще повишат вашата ефективност и бързина при работа с MS WORD.

© Copyright 2019 DeviseExpert Всички права запазени
envelopephone-handsetmap-marker linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram